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Effective Time Management – wie Du alles aus Deiner Zeit herausholst

Kennst du das? Du rennst von Meeting zu Meeting, dein Mittagessen wird auf dem Gang verschlungen und in der wenigen Zeit, die zum Vor- oder Nachbereiten dazwischen bleibt, wirst du ständig durch das Telefon, E-Mails, Kollegen oder Kunden unterbrochen. Produktiv oder wertbringend fühlt sich das nicht an. Wie kannst du in Zukunft deine Zeit effektiver und gewinnbringender gestalten? Denn:



Ein wichtiger Schritt in Richtung eines verbesserten Zeitmanagements ist das Bewusstwerden über die „Trouble Maker“. Erst, wenn du weißt, was genau dich unterbricht und stört, kannst du es beseitigen.

Wenn du beispielsweise bemerkst, dass dich die Gespräche der Kollegen im Nebenzimmer an konzentriertem Arbeiten hindern, dann schließe deine Türe oder bitte sie, etwas leiser zu sprechen. Zugegeben, schwierig in Zeiten der Großraumbüros. Aber auch hier: vielleicht gibt es für bestimmte Aufgaben die Möglichkeit diese früh morgens, abends, im Home Office oder einem Meeting Raum zu erledigen.

Genauso können aber in dir selbst Störfaktoren liegen wie zum Beispiel dein Anspruch, deine Aufgaben immer zu 100% perfekt erledigen zu wollen. Manchmal hilft es, effizienter zu arbeiten, wenn man Aufwand und Nutzen abwägt. Die 80-20-Regel kann dir helfen, dir über dein Aufwand-Nutzen-Verhältnis bewusster zu werden.



In vielen Fällen ist der Großteil des Ergebnisses (80%) bereits mit geringem Aufwand (20%) erreicht. Die letzten Prozente bis zu einem 100%igen Ergebnis erfordern dagegen sehr viel Zeit und Anstrengung. Daher: Überdenke doch einmal das Kosten-Nutzen-Verhältnis deiner Arbeitsweise, damit du deine Zeit produktiver nutzen kannst.

Eine weitere Hilfestellung und Orientierung für ein optimiertes Zeitmanagement bietet dir die Eisenhower Matrix. Ziel ist es, Aufgaben in die Kategorien wichtig und/oder dringend einzuordnen und damit eine Priorisierung vorzunehmen. Hast du deine anstehenden Aufgaben entsprechend eingeteilt, fällt es dir bestimmt leichter, die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen und unwichtige Dinge auszusortieren. Probier’s einfach mal aus!



Und was du noch machen kannst für ein effektiveres Time Management:

Pausen!

Erholsame Pausen werden häufig vernachlässigt. Insbesondere in stressigen Zeiten neigen viele dazu, die Mittagspause durchzuarbeiten und keine Pausen tagsüber einzuplanen. Aber vielleicht kann dir die 80-20-Regel helfen, dein Kosten-Nutzen-Verhältnis zu optimieren und regelmäßige Pausen in deinen Alltag zu integrieren. Damit du deine Auszeiten dann auch einhalten kannst, trage sie in deinen Kalender ein. So wird dir deine Mittagspause nicht mit Terminen voll gebucht.

Dabei ist es vorteilhaft, mehrere kürzere Pausen über den Tag verteilt einzuplanen anstelle von nur einer langen Pause. Um dich in diesen Zeiten zu erholen, bietet es sich an, beispielsweise einen Spaziergang an der frischen Luft zu machen oder in Ruhe Mittag zu essen. Und ganz wichtig: dein Wochenende und dein Urlaub sind Pausen, die du einhalten solltest. Dann kannst du danach wieder voller Energie in deinen Arbeitsalltag starten.



Du willst mehr zum Thema Zeit- und Meetingmanagement erfahren? Kontaktiere mich und erfahre mehr zu meinen regelmäßigen Trainings zum Thema "Time & Meeting Management".


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Bildquelle: https://www.yourtrainingedge.com/; www.amazon.de



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